Persónuvernd hjá Heilda

Persónuverndarskilmálar þessir ná til þess þegar einhver stofnar aðgang, skráir sig inn, fær boð í vinnusvæði, hleður upp birgjaskrá, fer yfir tillögur eða notar Heilda á annan hátt.

Heilda stýrir þeirri vinnslu sem þarf til að reka aðgang, auðkenningu, öryggi og rekstur þjónustunnar. Vinnusvæðið eða fyrirtækið sem notar Heilda ber áfram ábyrgð á því hvaða skrár og viðskiptagögn það velur að setja inn í þjónustuna og hvort það hafi heimild til þess.

Heilda rekur heilda.is, innskráningu, vinnusvæði og þá þjónustuvinnslu sem lýst er á þessari síðu.

Fyrir aðgangs-, persónuverndar-, öryggis- eða stuðningsbeiðnir skaltu nota þann stuðningsfarveg sem vinnusvæðið þitt fékk við uppsetningu Heilda. Ef þú ert ekki með slíkan farveg skaltu byrja á stjórnanda vinnusvæðisins eða þeim tengilið sem bauð þér í Heilda.

Gögnin ráðast af því hvernig þjónustan er notuð. Heilda vinnur meðal annars með aðgangs- og auðkenningargögn, vinnusvæðisupplýsingar, birgjaskrár, dulkóðað ástand birgjainnskráningarsetu þegar verð eru tengd og þau rekstrargögn sem þarf til að halda þjónustunni gangandi og öruggri.

• Aðgangs- og auðkenningargögn eins og netfang, WorkOS- eða Google-notandaauðkenni, innskráningarstaða og valið vinnusvæði.
• Ef þú veitir Gmail-sendheimild vinnur Heilda með veittu sendheimildinni, dulkóðuðu Google-endurnýjunartákni og skammlífu aðgangstákni. Heilda les ekki Gmail-pósthólf, drög, tengiliði eða póstsögu.
• Vinnusvæðis- og samstarfsgögn eins og heiti vinnusvæðis, hlutverk, boð og aðild.
• Birgja-, innflutnings- og yfirferðargögn eins og skráarheiti, tékksummur, efnisgerðir, birgjaheiti, innfluttar línur, yfirferðarniðurstöður og audit-atvik. Þegar stjórnandi tengir verð hjá birgi getur Heilda einnig varðveitt dulkóðað vafraástand, þar á meðal setukökur sem jafngilda innskráningu. Lykilorð birgja eru ekki vistuð.
• Rekstrar- og öryggisgögn eins og heilsupróf, villuyfirlit, takmörkuð keyrslugögn og viðvaranir um að mikilvæg verkflæði hafi brugðist.

Heilda vinnur gögnin til að veita þjónustuna sem notandi eða vinnusvæði hefur óskað eftir, halda utan um aðgang, sækja reikningsverð hjá tengdum birgjum, vinna birgjainnflutning og gera yfirferð á niðurstöðum mögulega.

Heilda vinnur einnig gögn til að verja þjónustuna, greina bilanir, koma í veg fyrir misnotkun og uppfylla lagaskyldur þegar það á við.

• Að skrá notendur inn og út og halda utan um vinnusvæðisaðgang.
• Að senda prufupóst eða pöntunarpóst til birgja úr Gmail-reikningi þegar innskráður notandi biður sérstaklega um þá sendingu.
• Að taka við birgjaskrám, vista innflutningsgripi, keyra innlestur og sýna yfirferðar- og ákvörðunarflæði. Þegar eigandi eða stjórnandi tengir verð opnar Heilda birgjann í einangruðum vafra til að sækja verð eingöngu; sú tenging sendir ekki pantanir eða breytir stillingum birgjareikningsins.
• Að bregðast við öryggisatvikum, rekstrartruflunum og villum sem hafa áhrif á þjónustuna.
• Að sannreyna að lykilverklínur klárist og að endurkeyrslur, viðvaranir og stuðningur virki.

Við fyrstu skráningu með Google getur þú valið að veita Heilda afmarkaða Gmail-heimild til að senda póst fyrir þína hönd. Heilda notar heimildina aðeins fyrir prufupóst og pöntunarpóst til birgja sem þú ræsir sjálf/ur í sýnilegu Heilda-flæði. Heilda óskar ekki eftir heimild til að lesa pósthólf, drög, tengiliði eða póstsögu.

Google-endurnýjunartákn er dulkóðað í gagnagrunni. Fyrir stofnun vinnusvæðis er það geymt sem biðheimild í að hámarki 24 klukkustundir og útrunnið biðtákn er fjarlægt með reglulegri hreinsun. Eftir tengingu er táknið geymt fyrir viðkomandi notanda og vinnusvæði þar til tengingin er aftengd eða tilheyrandi aðgangi er eytt. Skammlíft Google-aðgangstákn er aðeins notað á meðan sending fer fram og er ekki vistað sem varanlegt aðgangsgagn.

• Gmail-gögn og heimildir eru ekki notuð fyrir auglýsingar, markaðssnið eða þjálfun almennra gervigreindarlíkana.
• Þegar Gmail er aftengt eyðir Heilda vistaða endurnýjunartákninu. Ef engin önnur virk Heilda-tenging reiðir sig á sömu Google-heimild biður Heilda einnig Google um að afturkalla hana. Þú getur alltaf afturkallað aðgang í öryggisstillingum Google-reikningsins.
• Viðtakandi pöntunarpósts fær sendandanetfangið, efni skilaboðanna og þær pöntunarupplýsingar sem þú staðfestir fyrir sendingu.
• Heilda selur ekki Google-notandagögn og miðlar þeim aðeins til Google til að veita Gmail-sendinguna, til viðtakenda sem þú velur og til nauðsynlegra þjónustuaðila samkvæmt þessari persónuverndarsíðu.
• Notkun og miðlun Heilda á upplýsingum frá Google API fylgir Google API Services User Data Policy, þar á meðal Limited Use-skilyrðum.

Á heilda.is eru Google-notandagögn varin í flutningi með HTTPS/TLS. Vistuð Google-endurnýjunartákn eru dulkóðuð á forritslaginu með AES-256-GCM áður en þau eru skrifuð í gagnagrunn. Hver dulkóðun notar nýjan slembinn frumvigur (IV) og sannvottunarmerki svo óheimilar breytingar greinist.

Dulkóðunarlykill táknanna er geymdur aðskilinn frá gagnagrunnsfærslunum í stýrðu leyndarmálakerfi. Gagnagrunnsinnviðirnir dulkóða einnig vistuð gögn.

• Raðbundnar aðgangsreglur í gagnagrunni og notanda- og vinnusvæðisprófanir takmarka hverja Gmail-tengingu við innskráðan notanda og virkt vinnusvæði.
• Heilda samþykkir aðeins `gmail.send`-heimildina fyrir þennan eiginleika. Heimildum sem innihalda aðgang til að lesa pósthólf er hafnað og þær eru hvorki vistaðar né notaðar. Heilda biður Google um afturköllun þegar það truflar ekki aðra virka Heilda-tengingu; þú getur alltaf afturkallað aðgang í Google-reikningsstillingum.
• Skammlíf Google-aðgangstákn eru ekki vistuð sem varanleg aðgangsgögn. OAuth-tákn eru ekki sett í opinber vafrasvör eða forritaskrár; villuskráning inniheldur aðeins afmörkuð greiningarlýsigögn.
• Við aftengingu fjarlægir Heilda dulkóðaða endurnýjunartáknið og biður Google um afturköllun þegar engin önnur virk Heilda-tenging reiðir sig á sömu Google-heimild. Ef Google getur ekki staðfest afturköllun strax lokar Heilda á eldri tengingartilraunir og krefst nýrrar tengingar áður en ný heimild er vistuð.

Heilda notar nauðsynlegar vafrakökur og takmarkaða geymslu í vafra til að láta innskráningu og Heilda-eigin auðkenningarflæði virka. Opinbera vefappið notar ekki neyslu- eða auglýsingamælingar eins og það er sett upp 17. maí 2026.

• `heilda_session` og `heilda_workos_session` halda utan um virka innskráningu.
• `heilda_auth_flow` er skammlíf vafrakaka sem heldur utan um WorkOS/Google innskráningarflæði og endurvísun.
• `heilda_active_org` man hvaða vinnusvæði er virkt.
• Skammlíf `sessionStorage`-færsla í vafra geymir netfang, biðtákn og cooldown-stöðu á meðan Heilda-eigin lykilorðs- og staðfestingarflæði stendur yfir.

Heilda notar ytri þjónustuaðila til að reka auðkenningu, gagnageymslu, skráageymslu, bakvinnslu og lénainnviði. Við tengingu birgjaverðs notar Heilda Browserbase fyrir einangraða vafrakeyrslu og Google Cloud KMS til að verja dulkóðunarlykla birgjaseta. Þessir aðilar vinna gögn aðeins að því marki sem þarf til að reka þjónustuna fyrir Heilda.

Aðgangur er takmarkaður með vinnusvæðisaðskilnaði, aðgangsstýringum og þeim öryggisráðstöfunum sem innviðirnir bjóða upp á.

• WorkOS fyrir lykilorðsinnskráningu, SSO og boðaflæði.
• Google fyrir Google-innskráningu og Gmail API-sendingar sem notandi ræsir.
• Postmark fyrir innskráningar- og þjónustupóst, þar á meðal netföng viðtakenda, lýsigögn og efni skilaboða, og fyrir staðfestingu á sendilénum.
• Neon fyrir gagnagrunn og vinnusvæðisgögn.
• Cloudflare R2 fyrir upphlaðnar skrár, innflutningsgripi og afrit af gagnagrunninum.
• Railway fyrir vef- og API-keyrslu.
• Trigger.dev fyrir bakvinnslu og vöktun.
• OpenStatus fyrir opinberu stöðusíðuna og stöku stöðuathuganir úr vafra þegar Heilda á ekki nýlega stöðulestur.
• OpenAI fyrir svör aðstoðarmannsins: skilaboð í spjallinu og þau vinnusvæðisgögn sem hann les til að svara, svo sem pantanir og vörur. Heilda biður OpenAI að geyma ekki samtölin, og eigandi eða stjórnandi vinnusvæðis getur slökkt á gervigreind þess í stillingum.
• Cohere fyrir vöruleit eftir merkingu og röðun leitarniðurstaðna í aðstoðarmanninum og vörulistanum: leitarorð úr spjallinu og leitarreit vörulistans, og heiti, pakkningar og flokkar vara úr opinberu vöruskránni. Vörulistar sem viðskiptavinir hlaða sjálfir upp eru ekki sendir til Cohere.
• Cloudflare fyrir DNS og lénajaðar.

Heilda reynir að geyma gögn ekki lengur en þörf er á. Innskráningar- og auðkenningarflæði nota skammlífa geymslu, en vinnusvæðis-, innflutnings- og yfirferðargögn eru almennt varðveitt meðan vinnusvæði er í virkri notkun eða meðan rekstrar-, öryggis- eða lagaskyldur krefjast þess. Dulkóðuð birgjainnskráningarseta er varðveitt í að hámarki 7 daga án notkunar og 30 daga alls, nema henni ljúki fyrr hjá birgi. Eigandi eða stjórnandi getur eytt vistaðri setu hvenær sem er; verð sem þegar hafa verið sótt haldast óbreytt.

Ef þú notar Heilda í gegnum vinnusvæði fyrirtækis ættir þú yfirleitt fyrst að hafa samband við stjórnanda vinnusvæðisins. Þú getur einnig óskað eftir aðgangi, leiðréttingu, útflutningi eða eyðingu í gegnum þann stuðningsfarveg sem vinnusvæðið þitt notar. Ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn lögum á Íslandi geturðu lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd.

• Þú gætir átt rétt á aðgangi að gögnum, leiðréttingu, eyðingu, takmörkun vinnslu, andmælum og gagnaflutningi eftir því sem við á.
• Heilda getur þurft að biðja um viðbótarupplýsingar til að sannreyna auðkenni áður en beiðni er afgreidd.
• Þú getur eytt aðganginum þínum í stillingum aðgangs. Honum er eytt 30 dögum síðar, ásamt vinnusvæðum sem aðeins þú varst í og öllu sem í þeim er; fram að því geturðu skráð þig inn og haldið honum. Pantanir og færslur sem tilheyra sameiginlegu vinnusvæði fyrirtækis haldast þar en tengjast ekki lengur nafni þínu eða netfangi. Afrit af gagnagrunninum eru geymd í 30 daga og síðan eytt sjálfkrafa. Ef gögn eru einhvern tíma sótt úr afriti eyðum við aftur því sem hafði verið eytt eftir að afritið var tekið.